Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

gem. Art. 13 DSGVO

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise diese genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem konkreten Beschäftigungsverhältnis.

§ 1 Kontaktdaten

§ 2 Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten:

(1) Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses von Ihnen erhalten. Soweit dies im Rahmen der Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise von Dritten erhalten (z. B. von Gerichten, Behörden, Ämtern oder Versicherungen).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage des Arbeitsvertrags unter Beachtung des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO i. V. m. Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Fotoverarbeitung/-veröffentlichung) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i. V. m. Art. 7 DSGVO) gegeben.

Aus dem Beschäftigungsverhältnis ergeben sich diverse rechtliche Verpflichtungen zur Datenverarbeitung (z. B. aus dem Handelsgesetzbuch; der Abgabenordnung; zur Aufbewahrung steuerrelevanter Daten; nach dem Sozialgesetzbuch; aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz), welchen wir als Unternehmen unterliegen und woraus sich weitere Rechte zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben können (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).

(2) Folgende Datenkategorien werden erhoben:

Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere

-        Personalien (z. B. Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort sowie Staatsangehörigkeit),

-        Lohn- und Gehaltsdaten (z. B. Lohn/Gehalt, Sachbezüge/geldwerte Vorteile, Sozialversicherungsbeiträge, Kontodaten, Verdienstbescheinigung etc.)

-        Versicherungsdaten (z. B. Sozialversicherungsnummer),

-        Gesundheitsdaten (z. B. Krankheitstage, Behinderungen),

-        Qualifikationspapiere (z. B. Zeugnisse, Bewertungen und sonstige Ausbildungsnachweise),

-        Zeiterfassungsdaten (z. B. Arbeitszeit, Überstunden, Urlaubstage etc.).

(3) Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten:

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und gesetzlicher Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Diese Auftragsverarbeiter sind Unternehmen in den Kategorien, IT-Dienstleistungen, Telekommunikation, betriebliche Altersversorgung und Buchhaltung.

Auch können Unternehmen u. a. in den Kategorien der Rechts- und Steuerberatung zu diesen Zwecken Daten erhalten.

An Dritte zur eigenen Nutzung geben wir Ihre Daten nur, wenn und soweit eine Einwilligung vorliegt oder vertragliche und/oder gesetzliche Regelungen dies vorsehen. Dritte im vorstehenden Sinn sind öffentliche Stellen/Behörden und privatwirtschaftliche Unternehmungen.

Darüber hinaus können wir, soweit rechtlich zulässig, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder im Unternehmensinteresse an Behörden (z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden) und Gerichte im In- und Ausland übermitteln

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten auch mit Microsoft 365 verarbeitet. Die Informationspflicht hierzu finden Sie unter nachfolgendem Link.

(4) Dauer der Datenspeicherung

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) bis zu 30 Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Sobald die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht.

§ 3 Ihre Rechte als betroffene Person:

Sie haben als betroffene Person dieser Datenverarbeitung folgende Rechte, die Sie gegenüber uns und/oder unseren Dienstleistern wahrnehmen können:

-   Recht auf Auskunft,

-   Recht auf Berichtigung oder Löschung,

-   Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

-   Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,

-   Recht auf Datenübertragbarkeit.

Gerne können Sie sich an die E-Mail-Adresse datenschutz@glafex.de wenden, um Ihre Betroffenenrechte wahrzunehmen.

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (siehe oben) zu beschweren, wenn eine Datenschutzverletzung oder der Verdacht auf eine Datenschutzverletzung vorliegt.

§ 4 Grund der Bereitstellung Ihrer Daten und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

Im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses ablehnen müssen.

§ 5 Widerruf von Einwilligungen

Sie haben das Recht jede datenschutzrechtliche Einwilligung, die Sie gegenüber unserem Unternehmen abgegeben haben, jederzeit zu widerrufen. Bei Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der auf ihrer Grundlage bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Gerne können Sie sich an die E-Mail-Adresse datenschutz@glafex.de wenden, um Ihre Einwilligung zu widerrufen.

§ 6 Hinweis

Diese Informationspflicht ist in Ihrer aktuellen Fassung gültig. Durch Änderungen gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Information anzupassen. Ebenso werden wir diese Information anpassen, sollten sich in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Microsoft erhebliche Änderungen ergeben.

Das vorliegende Schreiben dient lediglich Ihrer Information. Sie müssen keine Maßnahmen veranlassen. Sollten Sie Fragen, Anmerkungen oder Vorschläge zu diesem Informationsschreiben oder zu unserem Umgang mit dem Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben).