Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten

gem. Art. 13 DSGVO

Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie als Kunden, Geschäftspartner, Bewerber, Lieferant oder Interessent bzw. als Ansprechpartner eines Geschäftspartners, Lieferanten oder Interessenten über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.

§ 1 Kontaktdaten

§ 2 Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten:

(1) Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, soweit dies zur Vertragsanbahnung oder -durchführung, unter anderem zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, sowie zur Durchführung von anderen Geschäftsbeziehungen (einschließlich des Schriftverkehrs, der Abwicklung von Kaufaufträgen, Lieferungen oder Zahlungen) oder zur Erstellung oder Beantwortung von Angebotsanfragen, zur Festlegung der Bedingungen des Vertragsverhältnisses und im Hinblick auf Produktentwicklungsaktivitäten, oder für die Wahrung der berechtigten Interessen erforderlich ist.

Im Fall einer Bewerbung erfolgt die Verarbeitung ausschließlich zu dem Zweck, Ihre Eignung, Befähigung und fachliche Leistung im Hinblick auf die Stelle, auf die Sie sich bewerben, zu beurteilen.

Rechtsgrundlage ist, soweit die Verarbeitung zur Vertragsanbahnung oder -durchführung stattfindet, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (bei Bewerbungen zusätzlich Art. 88 DSGVO i. V. m § 26 BDSG). Ist dies nicht der Fall, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c.

Ebenfalls verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. zur längeren Aufbewahrung), wenn Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i. V. m. Art. 7 DSGVO gegeben haben.

(2) Folgende Datenkategorien werden erhoben:

(a.) Geschäfts- oder Vertragsbeziehungen:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäfts- oder Vertragsbeziehung von Ihnen, sowie im Rahmen von Beauftragungen durch Sie, von Ihren Kunden, Lieferanten oder Interessenten erhalten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlichen Verzeichnissen und amtlichen Bekanntmachungen und anderen allgemein zugänglichen Quellen zulässigerweise gewinnen oder die uns von Vertragspartnern zur Verfügung gestellt werden. Relevante personenbezogene Daten für die Abwicklung von Geschäftsbeziehungen sind neben den Personalien beziehungsweise Stammdaten (Name, Adresse, zugehöriges Unternehmen, Funktion und Kontaktdaten) die Daten aktueller und früherer Aufträge, Zahlungs- und Abrechnungsdaten, Nutzungsdaten und -protokolle sowie Werbe- und Vertriebsdaten und mit den genannten Kategorien vergleichbare Informationen.

(b.) Bewerbungen:

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten wir personenbezogene Daten wie beispielsweise:

-        Personalien (Name, Vorname, Geburtsdatum)

-        Adressdaten (Anschrift, Wohnort)

-        Kontaktdaten (Telefon-Nr., E-Mail-Adresse)

-        Bewerbungsdaten (z. B. Anschreiben, Zeugnisse, Lebenslauf)

-        Besondere personenbezogene Daten (Gesundheitsdaten wie z. B. Krankheiten und Behinderungen), wenn diese von den Bewerbern freiwillig angegeben werden

(3) Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten:

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und gesetzlicher Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Diese Auftragsverarbeiter sind Unternehmen in den Kategorien, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Marketing, Altersversorgung und Buchhaltung.

Auch können Unternehmen in den Kategorien der Rechts- und Steuerberatung, Inkassounternehmen und Wirtschaftsprüfung zu diesen Zwecken Daten erhalten.

An Dritte zur eigenen Nutzung geben wir Ihre Daten nur, wenn und soweit eine Einwilligung vorliegt oder vertragliche und/oder gesetzliche Regelungen dies vorsehen. Dritte im vorstehenden Sinn sind öffentliche Stellen/Behörden und privatwirtschaftliche Unternehmungen.

Darüber hinaus können wir, soweit rechtlich zulässig, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder im Unternehmensinteresse an Behörden (z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden) und Gerichte im In- und Ausland übermitteln.

Im Rahmen unserer Geschäfts- oder Vertragsbeziehung werden Ihre personenbezogenen Daten auch mit Microsoft 365 verarbeitet. Die Informationspflicht hierzu finden Sie unter nachfolgendem Link.

(4) Dauer der Datenspeicherung

Die im Rahmen des Vertrags von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir

-        nach Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO aufgrund von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z. B. aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind

-        oder wenn ein berechtigtes Interesse an der Speicherung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO besteht, z. B. während der laufenden Verjährungsfrist, die in der Regel drei Jahre beträgt, in bestimmten Fällen aber auch bis zu 30 Jahren betragen kann,

-        oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre personenbezogenen Daten in Ihrer Personalakte angelegt und zur Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verwendet. Können wir Ihnen derzeit keine Beschäftigung anbieten, verarbeiten wir Ihre Daten nach Art. 6 Abs. 1 f DSGVO noch bis zu sechs Monate nach Versand der Absage, um uns gegen eventuelle Rechtsansprüche zu verteidigen.

Im Falle Ihrer Einwilligung zur Speicherung Ihrer Daten über die vorgeschriebene Dauer hinaus, kann die Dauer entsprechend länger sein (max. zwei Jahre).

Sobald die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung der genannten Speicherzwecke erforderlich ist, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht.

§ 3 Ihre Rechte als betroffene Person:

Sie haben als betroffene Person dieser Datenverarbeitung folgende Rechte, die Sie gegenüber uns und/oder unseren Dienstleistern wahrnehmen können:

-   Recht auf Auskunft,

-   Recht auf Berichtigung oder Löschung,

-   Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

-   Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,

-   Recht auf Datenübertragbarkeit.

Gerne können Sie sich an die E-Mail-Adresse datenschutz@glafex.de wenden, um Ihre Betroffenenrechte wahrzunehmen.

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (siehe oben) zu beschweren, wenn eine Datenschutzverletzung oder der Verdacht auf eine Datenschutzverletzung vorliegt.

§ 4 Grund der Bereitstellung Ihrer Daten und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

Bei Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten, können wir keine Verarbeitung zu den unter § 2 (1) aufgeführten Zwecken durchführen.

§ 5 Widerruf von Einwilligungen

Sie haben das Recht jede datenschutzrechtliche Einwilligung, die Sie gegenüber unserem Unternehmen abgegeben haben, jederzeit zu widerrufen. Bei Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der auf ihrer Grundlage bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

Gerne können Sie sich an die E-Mail-Adresse datenschutz@glafex.de wenden, um Ihre Einwilligung zu widerrufen.

§ 6 Hinweis

Diese Informationspflicht ist in Ihrer aktuellen Fassung gültig. Durch Änderungen gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Information anzupassen. Ebenso werden wir diese Information anpassen, sollten sich in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Microsoft erhebliche Änderungen ergeben.

Das vorliegende Schreiben dient lediglich Ihrer Information. Sie müssen keine Maßnahmen veranlassen. Sollten Sie Fragen, Anmerkungen oder Vorschläge zu diesem Informationsschreiben oder zu unserem Umgang mit dem Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben).